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Dokumenten-Management

DMS/ECM – weit mehr als digitale Dokumente. Was es bringt und wie es wirklich funktioniert.

Ein modernes Unternehmen zu führen und zu managen ist kein Kinderspiel. 
Immer mehr Gesetze und Vorgaben, schnellere Produktzyklen, schärferer Mitbewerb und steigende Komplexität der IT-Anwendungen machen es schwer, den organisatorischen Überblick zu behalten und die beste Lösung für das eigene Unternehmen zu finden. Zwar sind in vielen Fällen die Dokumente bereits irgendwie digital erfasst oder vorhanden, aber dennoch haben Manager nicht selten das ungute Gefühl, sie könnten etwas besser machen, anders machen, effizienter machen.

Ich hab das Gefühl, dass …
… unsere Prozesse unklar und nicht optimal sind.
… wir auf Kundenanfragen schneller reagieren müssten.
… wir den gesetzlichen Bestimmungen nicht gerecht werden.
… wir oft wichtige Dokumente nicht finden oder erst nach langem Suchen.
… unsere Daten nicht wirklich sicher sind.
… unsere Kollegen besser kooperieren könnten.
nicht immer klar ist, wozu manche Abläufe gut sind und ob sie gut sind.
… unser Dokumenten-Handling zu teuer ist.
… unklar ist, wer genau zuständig ist.

Beenden Sie dieses „ungute Gefühl“. Starten Sie jetzt eine Analyse und machen Sie Ihr Unternehmen noch effizienter!

1. Bestands­aufnahme
Um zu erfahren, in welchem Zustand sich Ihre Dokumentensituation befindet, ist der erste Schritt eine umfassende Bestandsaufnahme. Dafür erhalten Sie einen Fragenkatalog zu Unternehmensabläufen, Zuständigkeiten und Arbeitsweise. Unsere Experten kommen zu Ihnen ins Haus und führen ausführliche Interviews mit den Abteilungsleitern und Key-Usern der Fachabteilungen. Sie erhalten so Aufschluss, wie Ihr Unternehmen organisiert ist, was gut ­funktioniert, aber auch wo Hindernisse im Workflow auftreten,
die Zeit und Geld kosten. 

2. Auswertung & Konzeption
Auf Basis der erhobenen Daten erarbeiten unsere Experten eine optimale Dokumenten- und Workflow-Struktur für Ihr ­Unternehmen, in die alle beteiligten Abteilungen eingebunden sind. Daraufhin entwickeln wir automatisierte Prozesse, die auf Ihre individuellen Anforderungen abgestimmt sind und die auf­gedeckten Hindernisse im Arbeitsablauf beseitigen. Wir setzen hierbei modernste DMS-Tools und Hardware-Lösungen ein, die sich bereits vielfach in der Praxis bewährt haben.

3. Installation & Implementierung
Ist die Entscheidung für eine Lösung gefallen, installieren wir die nötige Hard- und Software und binden sie reibungslos in Ihre bestehende IT-Infrastruktur ein. Anschließend erfolgt die Implementierung der gemeinsam festgelegten Workflow-Prozesse in allen betroffenen Abteilungen. In Mitarbeiterschulungen stellen wir die neuen Abläufe und die Arbeitsweise vor. So ist von Anfang an der Mehrwert der neuen DMS-/ECM-Lösung für alle spürbar.

Es profitieren alle Abteilungen

Ein reibungsloser Workflow & ein automatisiertes Dokumenten-Management machen den Mehrwert der neuen DMS-/ECM-Lösung für alle spürbar:

Sie behalten stets den Überblick über alle Abläufe und Projekte in Ihrem Unternehmen. Alle Informationen und Dokumente befinden sich an einem zentralen Ort. Durch die erhöhte Transparenz Ihrer Vorgänge sind Sie in der Lage aktiv auf aktuelle Situationen zu reagieren und zeitgleich Ihre Wettbewerbsfähigkeit zu steigern.

Verfahrensanweisungen, Projekthandbücher, Funktionsbeschreibungen werden in der  Dokumenten-Management-Lösung optimal strukturiert abgelegt und wiedergefunden. Darüber hinaus unterstützt Sie unser DMS/ECM während des gesamten Lebenszyklus Ihrer Dokumente, angefangen bei der Erstellung, Veröffentlichung und Versionierung, bis hin zur rechts- und revisionssicheren Archivierung.

Durch die Digitalisierung Ihrer Personaldokumente und -abläufe haben Sie jederzeit schnellen Zugriff auf alle wichtigen Informationen. Egal ob Bewerbungsunterlagen, Verträge, Gehaltsabrechnungen oder Krankmeldungen – Sie behalten den Überblick. Elektronische Workflows unterstützen Sie bei der Bearbeitung von Dokumenten und eine individuell konfigurierbare Rechtevergabe stellt sicher, dass ausschließlich befugte Personen Zugriff auf Ihre Personalunterlagen haben.

Das zentrale Dokumentenarchiv garantiert jederzeit Zugriff auf alle wichtigen Informationen. Auftragsbestätigungen, Lieferscheine und Rechnungen befinden sich immer dort, wo sie hingehören. Der Rechnungseingangsworkflow unterstützt Sie bei der Erfassung, Prüfung und Freigabe Ihrer Rechnungen. Virtuelle Stempel ermöglichen Ihnen und den Prozessbeteiligten eine schnelle und reibungslose Kommunikation.

Sie haben den Überblick über Ihre gesamte Einkaufskommunikation. Jeglicher Beleg, von der Anfrage über die Bestellung und den Lieferschein bis hin zur Rechnung, ist dem entsprechenden Vorgang zugeordnet. Sie können somit jeden einzelnen Schritt nachvollziehen. Auf Rückfragen Ihrer Lieferanten können Sie schneller reagieren und somit die Abwicklung beschleunigen.

Auf einen Blick erhalten Sie alle Informationen zu Ihren Verkaufs­vorgängen. Angefangen beim Erstkontakt bis hin zur Auslieferung. Durch den Einsatz von mobilen Endgeräten haben Sie darüber hinaus die Möglichkeit auch von unterwegs auf Ihre Daten zuzugreifen. Ihre wichtigsten Unterlagen haben Sie somit immer griffbereit.

Moderne Dokumenten-Management-Lösungen lassen sich in Ihre bestehende IT-Infrastruktur integrieren. Eine logische und einfache Benutzer- und Dokumentenverwaltung erleichtert Ihnen dabei die Administration. Als zentrales System für alle Unternehmensinformationen und -dokumente unterstützt es Sie dabei Insellösungen abzuschaffen. Ihr administrativer Aufwand verringert sich und Sie erhöhen die Ausfallsicherheit.

Alle Vorteile mit dem Dokumenten-Management von printvision im Überblick:

Nie zuvor wurden mehr Inhalte erstellt und verteilt. Wohin mit all den Daten? In welcher Form? Oft gleicht das „Dokumenten-Management“ einem undurchdringlichen Dickicht aus undefinierten Prozessen und unklaren Zuständigkeiten. Häufige Medienbrüche erschweren konsistente Abläufe. Schluss damit! Ein Dokumenten-Management-System strukturiert Ihre Informationen und sorgt für den nötigen Durchblick.

Mehr erfahren …

30 bis 40 Prozent ihrer Zeit verbringen Mitarbeiter im Durchschnitt mit der Suche nach Informationen in Papierstapeln, E-Mails, Festplatten, Aktenschränken oder bei Kollegen. Das behindert die Zusammenarbeit – und bremst die Pro­duk­tivität. Beenden
Sie jetzt den Zeit- und Energieverlust!

Ein Dokumenten-Management-System macht wichtige Unterlagen sofort verfügbar.

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Im Außendienst benötigen Mitarbeiter immer wieder aktuelle Informationen aus bestimmten Geschäftsunterlagen. Die Nachfrage und Suche danach involviert im Unternehmen häufig weitere Mitarbeiter und bindet wertvolle Ressourcen. Schluss damit!

Ein Dokumenten-Management-System stellt Informationen auch schnell und überall unterwegs zur Verfügung.

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Herkömmliche Dokumentenablagesysteme sind fehlerträchtig, geprägt von häufigen Medienbrüchen und binden Personal. Kurzum: Sie verursachen hohe Kosten. 

Ein Dokumenten-Management-System vereinfacht den Workflow, spart Zeit und Geld.

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Seit 2017 setzt das Finanzamt den ordnungsgemäßen Umgang mit digitalen Belegen nach der GoBD voraus. Liegen in Ihrem Unternehmen alle Dokumente, Rechnungen, Aufzeichnungen, Unterlagen rechtskonform in elektronischer Form vor?
Wissen Sie auch wo? 

Ein Dokumenten-Management-System wappnet Ihren Betrieb für die nächste Steuerprüfung.

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Wir beraten Sie gerne.

Für Fragen stehen wir Ihnen telefonisch gerne von Montag bis Freitag jeweils von 8 – 18 Uhr zur Verfügung.

Alternativ erreichen Sie uns auch jederzeit per E-Mail.

Tel. 08161 54710
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